Quando falamos que a Microsoft está investindo pesado nas funcionalidades da sua IA, o Copilot, não estamos exagerando! Desde 2020 a gigante tech está investindo em Inteligência Artificial, e foi em janeiro de 2023 que o Microsoft Copilot foi lançado.
Desde então, a empresa de tecnologia tem trabalhado para continuar inovando sua Inteligência Artificial. Praticamente todos os meses, a Microsoft lança novidades para o Copilot e agora foi a vez do Sharepoint Microsoft 365!
A nova atualização, que garante maior proteção para os dados e demais informações, trouxe ao Sharepoint a pesquisa restrita. Continue lendo este conteúdo até o final para saber tudo sobre essa novidade!
Novidade no Sharepoint Microsoft 365
Como mencionado acima, a grande novidade da vez é a pesquisa restrita disponível no Sharepoint Microsoft 365. Essa pesquisa permite que o administrador do SharePoint mantenha uma lista de sites com permissões na ferramenta.
Essa lista contém os sites que possuem permissão para participar em experiências de pesquisa e Copilot em toda a empresa. Dessa forma, apenas quem estiver na lista terá acesso a essas funcionalidades e aos dados gerados.
Com isso, a empresa gera uma restrição a algumas experiências do Microsoft 365. Deixando apenas pessoas autorizadas, e que realmente precisam usar essas ferramentas, terem acesso à elas.
A Pesquisa Restrita do SharePoint precisa ser ativada manualmente. Assim como a lista de permissão também precisa ser preenchida de forma manual por cada empresa. Essa funcionalidade está disponível como pré-visualização pública para clientes com licenças do Microsoft 365 e copilot.
De modo geral, isso contribui para o aumento da segurança de dados e informações críticas das organizações. Mas, é importante salientar que mesmo após a pesquisa restrita ser ativada, pessoas com acesso prévio a ficheiros e conteúdos do SharePoint continuarão podendo acessar esses documentos. Eles só não terão acesso a conteúdos futuros.
Como a pesquisa restrita do Sharepoint Microsoft 365 funciona
Apenas o administrador do SharePoint, ou superior no Microsoft 365, podem ativar ou desativar a pesquisa restrita no Sharepoint Microsoft 365. Também é de responsabilidade deles organizar a lista de sites permitidos. Por organizar, incluímos adicionar ou remover sites da lista de permitidos ao fornecer o URL do site.
A lista de permissões tem capacidade para comportar até 100 sites. Esse limite inclui sites hub, mas não os sites associados. Ou seja, ao adicionar site hub os sites associados são incluídos na lista, mas não contam para o limite de 100 sites.
Assim, mesmo cumprindo as restrições existentes, ainda existe uma certa flexibilidade.
Benefícios da Restricted SharePoint Search
A pesquisa restrita do Sharepoint Microsoft 365 oferece alguns benefícios para as empresas que optam por ativá-lo. Como, por exemplo, o aumento de tempo para rever e auditar as permissões do site.
Quando a pesquisa restrita é usada junto com a Gestão Avançada do SharePoint e o Microsoft Purview, a segurança de dados é reforçada. Isso porque, a combinação dessas ferramentas resulta em uma solução completa para a detecção, proteção e governação de dados.
Com essa funcionalidade ativada, apenas sites da lista de permissão irão aparecer em resultados de pesquisa em toda a organização. Outro benefício, é que com a pesquisa restrita, as permissões e a hierarquia de acesso são mais respeitadas.
Conclusão
De modo resumido e mais fácil de entender, a pesquisa restrita do SharePoint Microsoft 365 auxilia as organizações com questões como o compartilhamento excessivo de dados e o acesso “extrapolado” dos colaboradores de uma empresa a todas as informações. Garantindo assim, maior segurança à uma empresa.
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