Mesmo sendo uma prática comum, a Shadow IT pode trazer muitos problemas para o seu negócio. Entenda por que ela acontece e como se proteger
Hoje em dia, é cada vez mais comum encontrar funcionários que priorizam a produtividade e, para alcançar essa meta, acabam não pedindo autorização ao setor de TI quando precisam de melhorias em relação a algum software. A solução vem por conta própria: instalar novos programas ou aplicações.
Esse tipo de instalação que acontece sem o conhecimento da equipe de TI, que pode ser desde um navegador que o usuário considere melhor, um aplicativo para organização pessoal ou até a contratação de um serviço de nuvem por conta própria, pode trazer inúmeros problemas para a empresa, como falhas de conectividade e segurança.
Para saber mais informações sobre essa prática conhecida como Shadow IT, continue conosco! Preparamos um conteúdo que vai te ajudar a entender porque ela acontece e como proteger o seu negócio.
O que é Shadow IT?
Shadow IT ou, em português, TI Invisível, são as condutas não oficiais, não autorizadas e desconhecidas pela gestão de TI de uma empresa. Justamente por não ser informada sobre essas ações, alguns softwares e dispositivos acabam ficando “às sombras” do monitoramento realizado pela equipe de tecnologia.
Normalmente, a prática é feita com boas intenções. É comum que comece com um colaborador que busca uma solução mais ágil e eficiente para o seu dia a dia e, em busca dessa rapidez, dribla a burocracia da empresa e não solicita ajuda da equipe de TI com uma solução adequada.
Além disso, é normal que as pessoas tenham receio de interromper ou incomodar alguém do setor de tecnologia e, por isso, acabam tentando resolver seu problema por conta própria. Afinal, “é só instalar um programinha aqui”.
É claro que essa prática carrega consigo um potencial de inovação, uma vez que os colaboradores podem realmente trazer soluções mais eficientes e que podem acabar sendo aplicadas para toda a operação. Porém, como você deve estar imaginando, as práticas paralelas podem resultar em ameaças consideráveis para a segurança dos dados corporativos.
Empresas cada vez mais digitalizadas com computação em nuvem e que têm o trabalho remoto inserido no seu dia a dia são muito mais ágeis e sem dúvidas têm um impacto positivo na produtividade do negócio, mas também facilitam a Shadow IT.
Uma pesquisa realizada pela especialista em segurança virtual Kaspersky, feita com profissionais brasileiros que estão trabalhando de forma remota, mostra que muitos colaboradores utilizam serviços on-line que não foram aprovados pelo departamento de TI da sua empresa, sendo 44% para armazenamento de arquivos.
São essas tentativas de solucionar questões de rotina sem a ajuda de um profissional de TI que podem abrir brechas na segurança da tecnologia da empresa, tornando-a vulnerável a ataques, vazamentos de dados e até falhas de hardware. Por isso, ainda que haja boa intenção nesse tipo de prática, a TI Invisível precisa ser evitada.
Quais são os riscos da Shadow IT para a minha empresa?
Os maiores riscos trazidos pela Shadow IT estão associados à segurança virtual do negócio.
Dentro do procedimento correto de um departamento de TI, todos os ativos são monitorados para que estejam atualizados e com as licenças em dia. Se ainda assim houver uma tentativa de ataque ou aconteça algum vazamento de dados, a equipe conseguirá detectar de forma rápida graças a essa boa gestão, tomando as medidas necessárias para que o incidente não se torne grave.
Agora, se estamos falando de uma empresa que opera seus dados em programas e dispositivos paralelos, instalados à sombra do departamento de TI, o monitoramento e as soluções de segurança que poderiam salvar a empresa no mundo virtual são completamente inúteis. Afinal, não dá para fazer a gestão de itens que você nem sabe que existem.
Há também outro tipo de problema que fica mais em evidência com o aumento do trabalho remoto, que é usar o mesmo dispositivo tanto para tarefas do trabalho quanto para as pessoais. Em um estudo realizado com brasileiros em home office, a Kaspersky mostrou que, dos seis mil entrevistados, 47% têm assistido mais vídeos on-line, sendo que 48% usam a máquina corporativa para essa finalidade.
A mesma pesquisa ainda apontou que 67% dos entrevistados não receberam instruções sobre cibersegurança no home office. E é justamente por não saber como agir que alguns colaboradores podem trazer riscos para uma rede que funcionava de forma segura.
Como se não bastasse os riscos da segurança da informação causados pela TI Invisível, a prática pode causar prejuízos financeiros para a empresa, além de tirar investimentos do setor de tecnologia. Afinal, se os softwares e equipamentos são adquiridos paralelamente, não são considerados no orçamento de TI e sua verdadeira necessidade acaba sendo subestimada.
A aquisição de sistemas “às sombras” também pode levar o departamento de TI a investir em itens em duplicidade ou que não seriam necessários naquele momento.
Além disso, o risco de não observar corretamente a necessidade de licenciamento de um software pode fazer a organização cair em “não conformidade”, entrando na mira de auditorias onerosas de alguns fabricantes.
No fim, estamos falando de gastos inapropriados, riscos à segurança, perdas financeiras e de reputação com o possível vazamento de dados sigilosos, além de prejuízos em dinheiro e até problemas jurídicos.
Como evitar que a Shadow IT traga problemas para o seu negócio?
Antes de tomar qualquer medida preventiva ou mesmo punitiva, é preciso entender como a Shadow IT vem acontecendo na sua empresa. Lembre-se sempre que a prática pode trazer bons insights para inovação, embora necessite de atenção para que não se torne uma ameaça à segurança.
Confira algumas ações que podem ser praticadas dentro do seu negócio para evitar que a TI Invisível se torne um problema:
- Faça uma auditoria para conhecer o que os colaboradores estão utilizando e se algo pode se tornar uma opção oficial. Entenda o motivo da escolha de cada pessoa e, se preciso, coloque limites nas práticas irregulares.
- Propague informações sobre a importância da segurança de TI em todos os departamentos. Muitas vezes, os colaboradores colocam a empresa em risco simplesmente porque não compreendem o seu papel na cybersecurity.
- A equipe responsável pela gestão de TI pode oferecer mais de uma opção de software para tarefas semelhantes. Dessa forma, cada membro da equipe pode utilizar aquele que se adaptou melhor e, assim, reduzimos a necessidade de encontrar soluções paralelas.
- Para ter uma rede segura, é necessário restringir o acesso apenas às funções corporativas para evitar possíveis ameaças. É uma decisão que deve ser analisada com ponderação, mas que pode ser tomada se for preciso.
- Se o modelo de trabalho remoto for praticado pelos seus colaboradores, é essencial estabelecer políticas para o home office. Considere regras de segurança, critérios para o uso de dispositivos corporativos, lista de aplicativos aprovados e informe a todos.
É possível lidar com esse fenômeno de forma positiva
Para lidar com a Shadow IT da melhor maneira possível, o primeiro passo é conscientizar todos os colaboradores. Afinal, uma equipe que entende seu papel e se sente responsável pela segurança das informações provavelmente vai agir de maneira mais cautelosa. Além disso, as regras e boas práticas devem ser claras e estar ao alcance de todos para que possam ser replicadas sempre.
Para que seus colaboradores não saiam por aí tentando driblar a burocracia, é importante que o departamento de TI esteja disponível para prestar suporte também para os que trabalham de forma remota. Ele pode ser acionado diante de um problema para evitar a interrupção da operação e, se houver qualquer falha de segurança, consegue agir rapidamente e reduzir os danos.
Para a gestão de TI fica o papel de controlar e proteger os dados do negócio. É imprescindível ter práticas bem estruturadas para manter a infraestrutura segura, seja para os colaboradores do escritório ou para quem está em casa.
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